Datenschutzinformationen für Reisende und Kunden

1. Einleitung

Diese Datenschutzinformationen erläutern, wie die Signature Kollection Travel GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Personen eine Reise anfragen, buchen oder Leistungen in Anspruch nehmen.
Sie ergänzen die allgemeinen Datenschutzinformationen und gelten für Reisende, Interessenten, Mitreisende und alle Personen, für die wir Reiseleistungen organisieren.

Wir orientieren uns an klaren, modernen und transparenten Standards:

• verständliche Beschreibung aller Datenverarbeitungen
• klare Trennung zwischen organisatorischen, vertraglichen und technischen Abläufen
• datensparsame Verarbeitung
• übersichtliche Darstellung eingebundener Dienstleister

2. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen der Reiseorganisation verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Reisedaten, Ziele, Zeiträume, Wünsche und Präferenzen
• Daten zu Mitreisenden (identisch wie oben, falls bereitgestellt)
• Zahlungs- und Abrechnungsinformationen
• Kommunikationsverläufe (E-Mail, Telefon, digitale Kommunikation)
• organisatorische Informationen zur Reisegestaltung
• Reisepass- oder Ausweisangaben, wenn für die Buchung zwingend erforderlich
• optionale Angaben wie besondere Anforderungen, Hinweise oder persönliche Wünsche
• Daten aus vor- oder nachgelagerten Prozessen (Transfers, Reservierungen, Sonderleistungen)

Wir erhalten diese Daten direkt von Reisenden oder von Personen, die eine Reise für andere organisieren.

3. Zwecke der Verarbeitung

– Reiseanfragen entgegenzunehmen und zu beantworten
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um eine Anfrage zuverlässig zu bearbeiten (berechtigtes Interesse).

– Angebote zu erstellen und individuelle Reisegestaltung zu ermöglichen
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um auf Wunsch vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

– Reiseleistungen zu organisieren und Buchungen durchzuführen
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um vertragliche Leistungen zu erfüllen (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

– Reservierungen, Transfers, Sonderleistungen und lokale Services zu koordinieren
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um Reisebestandteile und Zusatzleistungen zu organisieren (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

– Tickets, Reiseunterlagen und Berechtigungen bereitzustellen
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um Reiseabläufe korrekt umzusetzen (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

– Zahlungen abzuwickeln und Abrechnungen zu erstellen
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um finanzielle Vorgänge auszuführen (Vertrag / vorvertragliche Schritte / rechtliche Verpflichtung).

– Support- und Kommunikationsprozesse durchzuführen
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um während der Reise oder im Vorfeld Unterstützung zu leisten (berechtigtes Interesse).

– interne Qualitätssicherung und Dokumentation sicherzustellen
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um Abläufe zu verbessern und Transparenz zu gewährleisten (berechtigtes Interesse).

– gesetzliche Pflichten zu erfüllen
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um rechtliche Anforderungen einzuhalten (rechtliche Verpflichtung).

Ohne bestimmte Angaben können viele Leistungen nicht oder nur eingeschränkt erbracht werden.

4. Einbindung externer Dienstleister und Partner

Zur Erbringung hochwertiger Reiseleistungen arbeiten wir weltweit mit unterschiedlichen Dienstleistern zusammen, u. a.:

• Hotels und Resorts
• Transport- und Mobilitätsdienste (Chauffeurdienste, Bootstransfers, Flug- und Privatflugdienstleister)
• Concierge-Services und persönliche Assistenzleistungen
• Reise- und Erlebnisdienstleister
• lokale Agenturen und Destination Management Companies
• Event- und Erlebnispartner
• Zahlungs- und Abrechnungsdienstleister
• technische Dienstleister für Buchungs-, Kommunikations- oder Dokumentationsprozesse

Wir übermitteln nur die Daten, die für die jeweilige Leistung erforderlich sind.

5. Weitergabe von Daten im Rahmen der Reiseorganisation

– Daten an Hotels und Resorts weiterzugeben
Rechtsgrundlage: notwendig, um Unterkunftsleistungen zu erfüllen (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

– Daten an Transport- und Flugdienstleister weiterzugeben
Rechtsgrundlage: notwendig, um Transfers, Flüge oder individuelle Mobilitätsleistungen zu ermöglichen (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

– Daten an Concierge- und Erlebnisdienstleister weiterzugeben
Rechtsgrundlage: notwendig, um Zusatz- oder Sonderleistungen bereitzustellen (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

– Daten an lokale Agenturen oder Serviceteams vor Ort zu übermitteln
Rechtsgrundlage: notwendig, um Reiseleistungen professionell zu koordinieren (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

– Daten an spezialisierte Dienstleister weiterzugeben, wenn dies für individuelle Wünsche nötig ist
Rechtsgrundlage: notwendig zur Umsetzung der angefragten Leistungen (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

Eine nicht zweckgebundene Weitergabe erfolgt nicht.

6. Kommunikation und Serviceprozesse

– über E-Mail, Telefon, Mobilfunk oder vereinbarte digitale Wege zu kommunizieren
Rechtsgrundlage: notwendig, um Reiseabläufe zuverlässig zu begleiten (berechtigtes Interesse).

Kommunikationsinhalte werden ausschließlich für die jeweilige Reise genutzt.

7. Internationale Datenübermittlungen

– Daten an internationale Partner zu übermitteln, wenn dies zur Leistungserbringung erforderlich ist
Rechtsgrundlage: notwendig für Reiseabwicklung und internationale Zusammenarbeit (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

– Dienste zu nutzen, die Daten außerhalb Europas verarbeiten
Rechtsgrundlage: abhängig vom Dienst entweder Einwilligung (Einwilligung) oder berechtigtes Interesse (berechtigtes Interesse).

8. Zahlungsabwicklung

– Zahlungsinformationen an externe Anbieter weiterzugeben, wenn notwendig
Rechtsgrundlage: notwendig zur Durchführung eines Zahlungsvorgangs (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

9. Speicherdauer

– Daten so lange zu speichern, wie dies für Reiseorganisation und Abwicklung erforderlich ist
Rechtsgrundlage: notwendig zur Dokumentation und Durchführung (berechtigtes Interesse / Vertrag).

– gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten
Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung (rechtliche Verpflichtung).

Reiseunterlagen können daher länger gespeichert werden.

10. Rechte der Reisenden und Kunden

Reisende können folgende Rechte ausüben:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung
• Widerspruch
• Widerruf von Einwilligungen
• Datenübertragbarkeit

11. Änderungen dieser Informationen

Wir aktualisieren diese Hinweise, wenn sich technische, organisatorische oder rechtliche Rahmenbedingungen ändern.
Die aktuelle Fassung steht jederzeit auf unserer Website zur Verfügung.