Datenschutzinformationen für Kommunikations-Tools

1. Einleitung

Diese Datenschutzinformationen erläutern, wie die Signature Kollection Travel GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Personen über digitale oder telefonische Kommunikationswege mit uns in Kontakt stehen.
Diese Hinweise ergänzen die allgemeinen Datenschutzinformationen und gelten für alle Kommunikationsformen, die im Rahmen von Serviceprozessen, Projektabstimmungen und geschäftlicher Zusammenarbeit genutzt werden.

Wir setzen dabei auf moderne, sichere und etablierte Kommunikationsmittel, die im geschäftlichen Umfeld üblich sind.

2. Welche Kommunikationswege wir nutzen

Wir kommunizieren insbesondere über folgende Kanäle:

• E-Mail über Microsoft 365 (transportverschlüsselt)
• Telefonie über deutsche Mobilfunkanbieter und VoIP-Dienstleister
• Microsoft Teams für digitale Kommunikations- und Besprechungsfunktionen

Zusätzliche Kommunikationswege können genutzt werden, wenn diese organisatorisch notwendig oder individuell abgestimmt sind.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen der Kommunikation verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Kontaktdaten (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Kommunikationsinhalte (z. B. E-Mails, Textnachrichten, Gesprächsinhalte, Besprechungsnotizen)
• technische Daten (Metadaten, Uhrzeiten, Verbindungsinformationen, Systeminformationen)
• Dokumente, Anhänge oder geteilte Dateien
• organisatorische Angaben zum jeweiligen Vorgang

Wir verarbeiten nur solche Daten, die für die jeweilige Kommunikation oder den jeweiligen Austausch erforderlich sind.

4. Zwecke der Verarbeitung

– Anfragen, Abstimmungen und Gespräche durchzuführen
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um Anliegen zu bearbeiten, Auskünfte zu geben und operative Abstimmungen sicherzustellen (berechtigtes Interesse).

– Serviceprozesse, Reiseorganisation oder Projektabstimmungen zu ermöglichen
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um vertragliche oder vorvertragliche Schritte zuverlässig umzusetzen (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

– digitale Besprechungen und Dateiaustausch über Microsoft Teams durchzuführen
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um digitale Meetings, Bildschirmfreigaben, Dateien oder Chats bereitzustellen (berechtigtes Interesse).

– technische Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Kommunikationssysteme zu gewährleisten
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um stabile und sichere Kommunikationsprozesse zu betreiben (berechtigtes Interesse).

– gesetzliche Vorgaben einzuhalten
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen, z. B. Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten (rechtliche Verpflichtung).

5. Telefonie und Mobilfunk

Bei Anrufen werden technische Verbindungsdaten verarbeitet, darunter:

• Rufnummern
• Zeitpunkt und Dauer einer Verbindung
• Übertragungsdaten der beteiligten Netze

Die Inhalte der Gespräche werden nicht aufgezeichnet.
Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um telefonische Kommunikation bereitzustellen und Anfragen zuverlässig zu bearbeiten (berechtigtes Interesse).

6. Nutzung von E-Mail über Microsoft 365

E-Mails werden auf den Systemen von Microsoft 365 verarbeitet und sind während der Übertragung transportverschlüsselt.
Wir speichern E-Mails, sofern dies für operative Zwecke, interne Dokumentation oder gesetzliche Vorgaben notwendig ist.

Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um digitale Kommunikation zuverlässig umzusetzen (berechtigtes Interesse) sowie um geschäftliche oder vertragliche Vorgänge zu bearbeiten (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

7. Nutzung von Microsoft Teams

Microsoft Teams wird für:

• digitale Meetings
• Chats
• Dateiübertragungen
• Bildschirmfreigaben
• Besprechungsnotizen

genutzt.

• digitale Kommunikation und Zusammenarbeit bereitzustellen

Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um interne und externe Abstimmungen effizient zu ermöglichen (berechtigtes Interesse).

• Dateien und Informationen sicher auszutauschen

Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, damit vertragliche oder organisatorische Prozesse durchgeführt werden können (Vertrag / vorvertragliche Schritte).

8. Internationale Datenübermittlungen

Bei der Nutzung von Cloud-Diensten wie Microsoft 365 oder Teams kann es zu Datenübermittlungen in Länder außerhalb Europas kommen.
Wir achten hierbei auf etablierte Sicherheitsstandards und nutzen anerkannte Schutzmechanismen.

Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um digitale Kommunikationsprozesse zuverlässig bereitzustellen (berechtigtes Interesse).

9. Speicherdauer

Wir speichern Kommunikations- und Vorgangsdaten nur so lange, wie dies erforderlich ist.
Dazu gehören:

• operative Abstimmungen
• Projekt- und Servicedokumentation
• geschäftliche Unterlagen
• E-Mail-Korrespondenz im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

Rechtsgrundlage: die Verarbeitung ist notwendig, um Kommunikationsvorgänge nachvollziehbar abzuschließen (berechtigtes Interesse) und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen (rechtliche Verpflichtung).

10. Rechte der Kommunikationspartner

Kommunikationspartner können folgende Rechte ausüben:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung
• Widerspruch
• Datenübertragbarkeit
• Widerruf einer Einwilligung (sofern diese Grundlage ist)

Die Rechte können jederzeit über die in den allgemeinen Datenschutzinformationen genannten Kontaktwege wahrgenommen werden.

11. Änderungen dieser Informationen

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich technische oder rechtliche Rahmenbedingungen ändern.
Die aktuelle Fassung ist jederzeit über unsere Website abrufbar.