Datenschutzinformationen für Bewerbende

1. Einleitung

Diese Datenschutzinformationen erläutern, wie die Signature Kollection Travel GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Bewerbungen per E-Mail oder postalisch eingehen.
Sie gelten für sämtliche Personen, die sich bei uns um eine Stelle, Mitarbeit oder sonstige Tätigkeit bewerben – unabhängig davon, ob es sich um eine Initiativbewerbung oder eine Bewerbung auf eine ausgeschriebene Position handelt.
Die Hinweise ergänzen unsere allgemeinen Datenschutzinformationen.

2. Kontaktwege für Bewerbungen

Bewerbungen erreichen uns insbesondere über folgende Wege:

• per E-Mail an contact@signaturekollection.travel
• postalisch an die im allgemeinen Teil genannte Unternehmensadresse

Sofern in Einzelfällen weitere Kontaktwege verwendet werden (z. B. im Rahmen eines Auswahlprozesses), gelten diese Hinweise entsprechend.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Im Bewerbungsprozess verarbeiten wir insbesondere:

• Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Unterlagen wie Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Qualifikationen, Referenzen
• Angaben zu beruflicher Entwicklung, bisherigen Tätigkeiten und Einsatzmöglichkeiten
• organisatorische Angaben (Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen, Rahmenbedingungen)
• Kommunikationsinhalte (E-Mails, Rückfragen, Notizen aus Gesprächen)

Wir verarbeiten nur Daten, die für die Entscheidung über eine Bewerbung erforderlich sind.

4. Zwecke der Verarbeitung

– Bewerbungen zu prüfen, zu bewerten und Auswahlentscheidungen vorzubereiten
Rechtsgrundlage: notwendig zur Durchführung eines Bewerbungsverfahrens (vorvertragliche Schritte).

– mit Bewerbenden zu kommunizieren und Rückfragen zu klären
Rechtsgrundlage: notwendig zur sachgerechten Bearbeitung der Bewerbung (berechtigtes Interesse).

– Vertragsangebote vorzubereiten, falls eine Einstellung erfolgt
Rechtsgrundlage: notwendig für die Vorbereitung eines Beschäftigungsvertrags (vorvertragliche Schritte).

– interne Abstimmungen zwischen zuständigen Entscheidungsträgern zu ermöglichen
Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem strukturierten und ordnungsgemäßen Auswahlverfahren (berechtigtes Interesse).

– gesetzliche Anforderungen im Bewerbungsverfahren zu erfüllen
Rechtsgrundlage: notwendig zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben (rechtliche Verpflichtung).

– Bewerbungen in Ausnahmefällen in einem Bewerberpool zu speichern (nur mit Zustimmung)
Rechtsgrundlage: freiwillige Zustimmung (Einwilligung).

5. Verarbeitungsorte und eingesetzte Systeme

E-Mail-Bewerbungen werden über die E-Mail-Infrastruktur von Microsoft 365 empfangen und dort transportverschlüsselt gespeichert.
Bewerbungsunterlagen können zusätzlich in internen Systemen abgelegt werden, um den Auswahlprozess durchzuführen.
Postalische Bewerbungen werden in Papierform verwaltet und können bei Bedarf digitalisiert werden.

6. Zugriffsberechtigte Stellen

Zugriff auf Bewerbungsunterlagen erhalten ausschließlich Personen, die in den Auswahlprozess eingebunden sind:

• Geschäftsführung
• fachlich verantwortliche Entscheidungsträger
• interne unterstützende Funktionen (z. B. Administration, Office)

Eine Weitergabe an externe Stellen erfolgt nur, wenn dies ausdrücklich abgestimmt ist oder gesetzliche Verpflichtungen dies erfordern.

7. Speicherdauer

– Bei Absage:
Daten werden in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Abwehr möglicher Rechtsansprüche (berechtigtes Interesse).

– Bei Einstellung:
Unterlagen werden in die Personalakte übernommen.
Rechtsgrundlage: Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Vertrag / rechtliche Verpflichtung).

– Bei Aufnahme in einen Bewerberpool (nur auf Wunsch):
Die Speicherdauer wird gesondert kommuniziert.
Rechtsgrundlage: freiwillige Zustimmung (Einwilligung).

8. Rechte von Bewerbenden

Bewerbende können folgende Rechte geltend machen:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Übertragbarkeit bestimmter Daten
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Widerruf einer erteilten Einwilligung

Die Ausübung erfolgt über die in den allgemeinen Datenschutzinformationen genannten Kontaktwege.

9. Änderungen dieser Informationen

Wir aktualisieren diese Hinweise, wenn sich technische, organisatorische oder rechtliche Anforderungen ändern.
Die aktuelle Fassung wird auf unserer Website veröffentlicht oder im Bewerbungsprozess bereitgestellt.